Records Management

Zeitgleich mit der Zunahme an Informationen steigen auch die Anforderungen an die Verwaltung derselben. In vielen Organisationen werden Unterlagen redundant, uneinheitlich, auf Papier und gleichzeitig in elektronischer Form sowie in individuell definierten Ordnungsstrukturen geführt. Weil relevante Informationen nicht aufgefunden werden können, unübersichtliche Parallelablagen existieren, Berechtigungen fehlen oder die Versionierung von Dokumenten unzu-reichend ist, werden die Kollaboration und die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben erschwert. Records Management regelt die Erstellung, Nutzung, Aufbewahrung und Entsorgung von Geschäftsunterlagen und zugehörigen Metadaten. Durch Records Management werden Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzerbarkeit von Dokumenten und Daten über den gesamten Lebenszyklus – von der Entstehung bis hin zur Ablieferung oder Vernichtung – sicher-gestellt.

Ein sinnvoll ausgestaltetes Records Management unterstützt die ordentliche, effiziente und rechenschaftsfähige Geschäftsführung. Dadurch können gesetzliche Vorschriften besser erfüllt und das Risiko fehlender Nachweise verringert werden. Und schliesslich stellt das Records Management die Historisierung der organisationsspezifischen Sachverhalte sicher. Bewährte Instrumente eines Records Managements sind das Ordnungssystem, der Aufbewahrungsplan, das Berechtigungskonzept, klar geregelte Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie ein entsprechendes technisches System, in welches Ordnungssystem, Aufbewahrungsplan und Berechtigungskonzept integriert sind. Egal, ob es sich um die Erarbeitung, Optimierung oder Einführung eines oder mehrere dieser Instrumente geht – Indema unterstützt Sie dabei. Unsere Vorgehensweise für Records-Management-Projekte vereint die Empfehlungen der relevanten Normen und ISO-Standards mit langjähriger Praxiserfahrung.

Fachberatung

Wir sind vertraut mit den etablierten Methoden, Normen und Standards sowie den gesetzlichen Vorgaben, die bei der Einführung von Records Management berücksichtigt werden müssen. Wir unterstützen Sie bei der Analyse der Grundlagen und bei der Definition eines effizient in die Organisation zu integrierenden und praxistauglichen Records Management.

Projektleitung und -unterstützung

Die einzelnen Schritte eines Records-Management-Projekts – von der Voranalyse, über die Erstellung von Fachkonzepten, die Systembeschaffung, die Konzeption und Realisierung bis hin zur Einführung – müssen sorgfältig und systematisch angegangen werden. Nutzen Sie unsere Erfahrung und unser Know-how, um Ihr Records-Management-Projekt zum Erfolg zu führen.

Change Management

Die Einführung von Records Management betrifft häufig sehr viele Mitarbeitende und bringt u.a. auch eine Reorganisation von Abläufen mit sich. Entsprechend bedeutsam sind die Kommunikation und das Change-Management. Wir haben die notwendige Erfahrung und das richtige Gespür, um Ihre Mitarbeitenden professionell an die neuen Arbeitsabläufe heranzuführen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Ausgestaltung eines leistungsfähigen, zu Ihrer Organisation passenden Information und Records Management – auf organisatorischer, prozessualer und technischer Ebene.