Records Management

Mit der wachsenden Vielfalt an digitalen Kollaborationstools und der Zunahme an Informationen wachsen auch die Anforderungen an eine durchgängige, konforme und digitale Verwaltung von Unterlagen und Daten aller Art. Ein sinnvoll ausgestaltetes Records Management unterstützt dabei, Dokumente und Informationen über ihren ganzen Lebenszyklus hinweg einheitlich und revisionskonform zu verwalten, und schafft gleichzeitig die Grundlage für eine effiziente Kollaboration in der Organisation.

In vielen Organisationen werden Unterlagen redundant, uneinheitlich, auf Papier und gleichzeitig in elektronischer Form sowie in individuell definierten Ordnungsstrukturen geführt. Weil relevante Informationen nicht aufgefunden werden können, unübersichtliche Parallelablagen existieren, Berechtigungen fehlen oder die Versionierung von Dokumenten unzureichend ist, werden die Kollaboration und die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben erschwert.

Records Management regelt die Erstellung, Nutzung, Aufbewahrung und Entsorgung von Geschäftsunterlagen und zugehörigen Metadaten. Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzerbarkeit von Dokumenten und Daten werden über den gesamten Lebenszyklus – von der Entstehung bis hin zur Ablieferung oder Vernichtung – sichergestellt.

Ein sinnvoll ausgestaltetes Records Management unterstützt die ordentliche, effiziente und rechenschaftsfähige Geschäftsführung. Gesetzliche Vorschriften können erfüllt und das Risiko fehlender Nachweise verringert werden. Und schliesslich stellt das Records Management die Historisierung der organisationsspezifischen Sachverhalte sicher. Bewährte Instrumente eines Records Managements sind das Ordnungssystem, der Aufbewahrungsplan, das Berechtigungskonzept, klar geregelte Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie ein entsprechendes technisches System, in welches Ordnungssystem, Aufbewahrungsplan und Berechtigungskonzept integriert sind.

Egal, ob es sich um die Erarbeitung, Optimierung oder Einführung eines oder mehrere dieser Instrumente geht – Indema unterstützt Sie dabei. Unsere Vorgehensweise für Records-Management-Projekte vereint die Empfehlungen der relevanten Normen und ISO-Standards mit langjähriger Praxiserfahrung.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Ausgestaltung eines leistungsfähigen, zu Ihrer Organisation passenden Information und Records Management – auf organisatorischer, prozessualer und technischer Ebene.