Vertragsmanagement

In vielen Unternehmen stellt die Verwaltung von Verträgen eine komplexe Herausforderung dar. Verträge müssen strukturiert erfasst, sicher archiviert und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg überwacht und analysiert werden. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz, Effizienz und Risikominimierung – insbesondere in internationalen und mandantenbasierten Organisationsstrukturen.

Beschreibung der Lösung

Das Vertragsmanagement von Indema ist eine leistungsstarke, modulare Lösung zur digitalen Verwaltung von Verträgen. Sie wurde speziell für die Anforderungen moderner Unternehmen entwickelt und bietet eine hohe Flexibilität in Bezug auf Unternehmensstruktur, Vertragstypen und Prozessreife. Im Fokus stehen Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und Erweiterbarkeit.

Zentrale Funktionen im Überblick

• Fristenüberwachung mit Eskalation
  Fristen für Vertragsende, Verlängerung und Kündigung werden automatisch auf Basis der Metadaten erzeugt. Manuelle Eingabe oder KI-gestützte Extraktion aus Vertragsdokumenten sind möglich. Erinnerungen und Eskalationsregeln lassen sich individuell konfigurieren.
• Granulare Rechteverwaltung
  Zugriffsrechte lassen sich differenziert nach Vertragsart und Mandant steuern – für maximale Sicherheit und Transparenz.
• Workflow-Funktionalitäten
  Unternehmensspezifische Genehmigungsprozesse lassen sich über flexible Workflows abbilden – inklusive Freigaben, Prüfungen und Eskalationen.
• Mehrsprachigkeit
  Die Benutzeroberfläche ist in Deutsch, Englisch und Italienisch verfügbar. Weitere Sprachen können ergänzt werden.
• Zahlungsreihenfunktion
  Regelmässige oder einmalige Zahlungsflüsse – etwa bei Miet-, Leasing- oder Wartungsverträgen – lassen sich detailliert abbilden und überwachen.
• Dashboard-Ansichten
  Kennzahlen, Fristen, kritische Verträge und offene Aufgaben werden übersichtlich visualisiert. Filter- und Sortierfunktionen ermöglichen eine gezielte Analyse.
• Reporting und Exporte
  Vertragsdaten, Fristen und Zahlungsinformationen können über Such- und Filterfunktionen ausgewertet und im Excel-Format exportiert werden.

Unsere Dienstleistungen

• Projektmanagement und Einführungsbegleitung
• Strategische Beratung und Projektplanung
• Fachliche Beratung zur Prozessgestaltung
• Technische Implementierung und Systemintegration
• KI- und Automatisierungsberatung
• Schulungen, Dokumentation und Support

Ihr Nutzen

• Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
• Risikominimierung und Compliance-Sicherheit
• Transparenz und bessere Entscheidungsgrundlagen
• Flexibilität und Skalierbarkeit
• Erhöhte Nutzerakzeptanz und Prozessqualität
• Technische und prozessuale Anforderungen

Die Digitalisierung und Automatisierung des Vertragsmanagements schafft spürbare Mehrwerte für Unternehmen, die ihre Vertragsprozesse effizienter, transparenter und sicherer gestalten möchten. Die Einführung eines Systems wie d.velop ermöglicht eine ganzheitliche Optimierung über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg.