Rechnungseingang

Mit zunehmender Digitalisierung und gesetzlichen Anforderungen stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu modernisieren und automatisieren. Durch eine elektronische Rechnungsverarbeitung wird eine durchgängige, transparente und revisionssichere Bearbeitung aller Eingangsrechnungen – unabhängig, ob Papierrechnung oder digitaler Rechnungseingang geschaffen. Vom Eingang über die Prüfung bis zur Ablage – alles im Blick.

Beschreibung der Lösung

Mit unserer Lösung digitalisieren Sie nicht nur Ihren Rechnungseingang, sondern schaffen die Basis für eine durchgängige, moderne und effiziente Rechnungsverarbeitung. Die Lösung automatisiert alle Schritte von der Erfassung bis zur Verfügung und sorgt so für Transparenz, Geschwindigkeit und Entlastung in Ihrer Buchhaltung. Neben Papierrechnungen werden PDF-Rechnungen und e-Bill Invoice eingelesen, relevante Rechnungsinformationen ausgelesen, intelligent validiert, zugeordnet und direkt an die passenden Workflows übergeben.

Zentrale Funktionen im Überblick

• Rechnungseingang: Import über flexible Kanäle
  Papierbelege werden gescannt, als PDF digitalisiert und anschliessend importiert. Elektronische Rechnungen, die beispielsweise als PDF oder im XML-Format eingehen, werden automatisiert übertragen.
• Rechnungserkennung: Auslesen und Extraktion der Daten
  Rechnung ausgelesen und sind jederzeit und ortsunabhängig verfügbar. Bei PDF-Dateien kommt hierzu OCR-Technologie zum Einsatz. Gehen die Rechnungen in einem elektronischen Rechnungsformat ein, liegen direkt alle Daten maschinenlesbar für den Folgeprozess vor. Das manuelle Eingeben und Übertragen von Daten entfällt dadurch vollständig.
• Datenüberprüfung: Sichtkontrolle mit Unterstützung durch KI
  Der Prüf- und Freigabeworkflow ist das Herzstück der digitalen Rechnungsverarbeitung. Sowohl der Workflow als auch die Bedingungen für die einzelnen Prüf- und Freigabeschritte können individuell an Ihre Anforderungen angepasst werden. So können beispielweise erste Schritte komplett im Hintergrund ablaufen oder die 2-Augenpaar-Freigabe je nach Betragsgrenzen umgesetzt werden. Mit einem übersichtlichen Fälligkeitenmanagement und der Skontoampel behalten Sie stets den Überblick über alle Zahlungsfristen.
• Schnittstellen: Nahtlose Integration in Bestandssysteme
  Die digitale Rechnungsverarbeitung lässt sich nahtlos in Ihre vorhandenen Systeme (ERP, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft) integrieren und ist direkt mit Ihrem Bestellwesen sowie den buchhalterischen Abläufen verknüpft. Am Ende des Prüf- und Freigabeworkflows wird ein fertiger Buchungssatz oder ein Buchungsvorschlag zur Weiterverarbeitung an das Folgesystem übergeben.
• Revisionssichere Ablage: Alle Rechnungen stets im Blick
  Die verbuchten Rechnungen werden revisionssicher im digitalen Repository gespeichert und sind jederzeit und von überall aufrufbar. Der Zugriff erfolgt über individuell festgelegte Berechtigungsstrukturen.
• Mehrsprachigkeit
  Im Bereich der Softwareoberflächen sowie bei der Rechnungserkennung werden viele Standardsprachen zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus sind projektspezifische Erweiterungen möglich.
• Rechnungseingangsbuch
  Als zentraler Dreh- und Angelpunkt für alle eingehenden Rechnungen im Unternehmen steht das Rechnungseingangsbuch zur Verfügung. Im Rechnungseingangsbuch werden Rechnungen übersichtlich nach Rechnungsstatus inkl. Skonto- und Nettofälligkeit angezeigt Damit kann die Priorisierung der Rechnungsfreigabe erleichtert und eine schnelle & effiziente Rechnungsbearbeitung ermöglicht werden.

Unsere Dienstleistungen

• Projektmanagement und Einführungsbegleitung
• Strategische Beratung und Projektplanung
• Fachliche Beratung zur Prozessgestaltung
• Technische Implementierung und Systemintegration
• KI- und Automatisierungsberatung
• Schulungen, Dokumentation und Support

Ihr Nutzen

• Effizienzsteigerung und Transparenz
• Kosten und Zeitersparnisse
• Geringer Installationsaufwand
• Guter Einstieg in die digitale Transformation