Dossierlösungen

Mit den Dossierlösungen von Indema verbinden Sie klassisches Dokumentenmanagement mit den klaren Strukturen eines Dossiers. Eine Dokumentenmanagement-Lösung mit Dossierstrukturen bietet gegenüber einer einfachen, dateibasierten Ablage klare Vorteile. Diese ergeben sich vor allem aus Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz bei der Arbeit mit Dokumenten und Vorlagen.

Beschreibung der Lösung

Die verschiedenen Dossierlösungen setzen auf einem DMS-System auf, welches die korrekte Ablage und Versionierung garantiert. So stehen den Anwendenden alle Funktionen eines Dokumentenmanagements, die Abbildungen von Geschäftsprozessen mit und ohne Dokument und ein dediziertes Berechtigungskonzept zur Verfügung.

Die Dossierlösungen von Indema wurden branchenspezifisch entwickelt, beinhalten bereits die benötigten Metadaten und Prozesse und können als Standardlösung in die Kundenumgebung integriert werden. Dabei sind individuelle Anpassungen jederzeit möglich.

Zentrale Funktionen im Überblick

• Übersichtliche und einheitliche Ablage
  Die Dokumente werden nach klaren Dossiers (z.B. Kundendossier, Projektdossier, Personaldossier) strukturiert. So finden Mitarbeitenden Informationen schneller, da die Strukturen nachvollziehbar sind. Dadurch werden Suchaufwände und unterschiedliche Ablagestile reduziert.
• Schnelles Wiederfinden durch Metadaten & Volltextsuche
  Die Dokumente und auch Dossiers können nach Schlagwörtern, Kategorien, Vorgangsnummern oder anderen Metadaten gesucht werden. Kombiniert mit einer Volltextsuche wird das Auffinden der gesuchten Information auch bei grossen Datenmengen zum Kinderspiel. Suchabfragen lassen sich auch speichern und mit anderen Personen einfach teilen.
• Einheitliche Arbeitsweise
  Durch logisch nachvollziehbare Dossier-Strukturen kann die Arbeitsweise der Mitarbeitenden erleichtert werden. Die Ablage, Bearbeitung, Freigabe oder auch Weitergabe in Teams werden optimal unterstützt und Verantwortlichkeiten klar geregelt.
• Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit
  Versionen eines Dokumentes werden automatisch gespeichert und Änderungen jederzeit nachvollziehbar. Zugriffe auf Dokumente sind strikt geregelt und werden zuverlässig protokolliert. Dadurch werden gesetzliche Anforderungen unterstützt und deren Einhaltung sichergestellt.
• Bessere Zusammenarbeit in Teams
  Durch Dossiers werden Doppelablagen verhindert. So können mehrere Personen immer an aktuellen Vorgängen parallel arbeiten, unabhängig vom Arbeitsort des Mitarbeitenden. Auch können Externe in die Bearbeitung integriert werden, ohne die Datenrestriktionen oder den Datenschutz zu verletzen.
• Sicherer Zugriff – auch mobil
  Berechtigungen regeln genau, wer was sehen, bearbeiten oder löschen darf. Diese Berechtigungen können feingranular bis auf Inhaltsebene eingestellt werden. Durch das responsive Design ist ein Zugriff auf Dossiers von überall möglich – egal ob Homeoffice, Aussendienst oder verschiedene Standorte.
• Automatismen
  Dossier können automatisch erzeugt werden, mit Hilfe der Metadaten eines Dokumentes oder angestossen durch einen Prozess. Bei der Ablage von Dokumenten in ein bestehendes Dossier können Metadaten aber auch vom Dossier auf das Dokument vererbt werden. Das spart Zeit und reduziert manuelle Fehleingaben.

Unsere Dienstleistungen

• Projektmanagement und Einführungsbegleitung
• Strategische Beratung und Projektplanung
• Fachliche Beratung zur Prozessgestaltung
• Technische Implementierung und Systemintegration
• KI- und Automatisierungsberatung
• Schulungen, Dokumentation und Support

Ihr Nutzen

• Transparenz & weniger Suchaufwand
• Dokumente schnell wieder auffindbar
• Rechtssicherheit & Kontrolle
• Effiziente Teamarbeit
• Sicherer Zugriff, intern & extern
• Ordnung auch über Jahre hinweg