Gestion des dossiers
L'augmentation des informations s'accompagne d'une augmentation des exigences en matière de gestion de celles-ci. Dans de nombreuses organisations, les documents sont gérés de manière redondante, non homogène, sur papier et simultanément sous forme électronique, ainsi que dans des structures de classement définies individuellement. La collaboration et le respect des exigences légales sont rendus difficiles par l'impossibilité de trouver des informations pertinentes, l'existence de classements parallèles confus, l'absence d'autorisations ou le versionnement insuffisant des documents. Le Records Management règle la création, l'utilisation, la conservation et l'élimination des documents commerciaux et des métadonnées correspondantes. La gestion des documents permet de garantir l'authenticité, la fiabilité, l'intégrité et l'utilisabilité des documents et des données tout au long de leur cycle de vie, de leur création à leur livraison ou à leur destruction.
Un Records Management bien conçu soutient la gestion ordinaire, efficace et responsable de l'entreprise. Elle permet de mieux respecter les prescriptions légales et de réduire le risque de manque de preuves. Enfin, le Records Management garantit l'historisation des faits spécifiques à l'organisation. Les instruments éprouvés d'une gestion des documents sont le système de classement, le plan de conservation, le concept d'autorisation, des tâches et des responsabilités clairement réglementées ainsi qu'un système technique correspondant, dans lequel le système de classement, le plan de conservation et le concept d'autorisation sont intégrés. Qu'il s'agisse d'élaborer, d'optimiser ou d'introduire un ou plusieurs de ces instruments, Indema vous apporte son soutien. Notre approche des projets de records management combine les recommandations des normes pertinentes et des standards ISO avec une longue expérience pratique.
Conseil spécialisé
Nous connaissons les méthodes, normes et standards établis ainsi que les dispositions légales qui doivent être prises en compte lors de l'introduction du Records Management. Nous vous aidons à analyser les bases et à définir un Records Management à intégrer efficacement dans l'organisation et adapté à la pratique.
Direction et soutien de projets
Les différentes étapes d'un projet de records management - de l'analyse préliminaire à l'introduction, en passant par l'élaboration de concepts spécialisés, l'acquisition de systèmes, la conception et la réalisation - doivent être abordées avec soin et de manière systématique. Profitez de notre expérience et de notre savoir-faire pour mener à bien votre projet de gestion des documents.
Gestion du changement
L'introduction du Records Management concerne souvent un grand nombre de collaborateurs et implique entre autres une réorganisation des processus. La communication et la gestion du changement sont donc d'autant plus importantes. Nous disposons de l'expérience et de l'intuition nécessaires pour guider vos collaborateurs de manière professionnelle vers les nouveaux processus de travail.
Nous nous ferons un plaisir de vous aider à concevoir une gestion de l'information et des documents performante et adaptée à votre organisation - au niveau de l'organisation, des processus et de la technique.
Informations complémentaires
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